MERCADATOS S.A

Servicios en Gestión Documental

MARCO JURÍDICO

  • Ley 80 de 1989 (Artículo 2, Parágrafo. Modificado por el Artículo 49 de la Ley 594 de 2000).
  • Ley 594 de 2000, Ley General de Archivos y decretos reglamentarios.
  • Ley 1581 de 2012.
  • Decreto 2609 de 2012.
  • Ley 1712 de 2014, Ley de Transparencia y del derecho de acceso a la información pública.
  • Demás Decretos, Circulares y Directrices expedidas por las entidades competentes en relación con la Gestión Documental.

METODOLOGÍA

  • Nuestros servicios en Gestión Documental son:
    • Creación de Tablas de Retención
    • Documental y de Valoración Documental.
    • Creación de Manuales y Procedimientos.
    • Organización del Comité de Archivos.
    • Asesorías de Implementación de Políticas de Archivo.
    • Asesorías de Implementación de Gestión de Calidad.
    • Capacitación.

Digitalización

  • Dentro del proceso de Gestión Documental se realizan las actividades de clasificación, ordenación, digitalización e indexación de documentos.
    • Custodia
    • Atención de consultas.
    • Solicitud.
    • Recepción.
    • Búsqueda en el Software.
    • Ubicación Física.

Custodia

  • Atención de consultas.
  • Solicitud.
  • Recepción.
  • Búsqueda en el Software.
  • Ubicación Física.

Asesoría Técnica Especializada

  • Orientar a las entidades en el desarrollo de los procesos que conllevan a laconstrucción de instrumentos archivísticos.
  • Apropiación de nuestros clientes del conocimiento de los procesos encaminados al cumplimiento de la función archivística.

Diagnóstico Integral de Archivo

  • Proceso de verificación de los estados actuales de la gestión documental de entidades públicas y privadas.
  • Análisis de hallazgos administrativos, archivísticos, conservación, infraestructura y tecnología.
  • Validación del cumplimiento normativo de la entidad en materia de gestión documental, identificación de aspectos críticos, debilidades, fortalezas, oportunidades y amenazas de la entidad entorno al cumplimiento de la función archivística.

Administración de la información

  • Creación de Tablas de Retención Documental y de Valoración Documental.
  • Creación de Manuales y Procedimientos.
  • Organización del Comité de Archivos
  • Asesorías de Implementación de Políticas de Archivo
  • Asesorías de Implementación de Gestión de Calidad.
  • Capacitación.

Servicio de custodia documental

  • Recepción.
  • Almacenamiento de la documentación.
  • Ubicación Física y estantería.
  • Atención a solicitudes de consultas.
  • Búsqueda en el Software.

Inventario documental

  • Elaboración y codificación de documentos.
  • Recuperación de la información de manera exacta y precisa.
  • Organización en series o asuntos de un fondo documental.

Sistema de administración y organización documental

Presentamos un software desarrollado para la administración integral de toda la documentación generada por la mediana y gran empresa de hoy. Cubriendoprocesos como manejo de archivo, correspondencia, digitalización de documentos y el tratamiento de la Información electrónica todo bajo una mismaherramienta. Trabaja en Sistemas Operativos Windows: M3, XP, 2000, Vista, NT SERVER 2000 Y 2003, con bases de datos: SQL u ORACLE 9i o superior, y con cualquier navegador de Internet que trabaje en ambientes Windows. Desarrollamos actividades de clasificación, ordenación y descripción de los fondos documentales de las entidades, respetando el principio de procedencia y orden original de los documentos de archivo.
Nuestro sub-proceso tecnológico de digitalización consiste en convertir un documento en soporte análogo (papel, video, casettes, cinta, película, microfilm) en uno o varios archivos digitales que contienen la imagen codificada, íntegra del documento.

Conservación y almacenamiento de documentos

  • Garantizar el espacio y el control de las condiciones medio ambientales y administrativas, que garanticen la conservación del papel.
  • Proveer los elementos en cantidad y tipo suficientes e idóneos que permitan la adecuada conservación de los documentos (Cajas, Ganchos, Carpetas, Legajos, Elementos de Agrupación, Cintas, Bolsas Plásticas o dePapel).

Gestión de consulta y préstamo de documentos de manera electrónica, telefónica y/o física

  • Garantizar equipos y personal que realice la copia escaneada de la documentación requerida por los funcionarios de nuestros clientes.
  • Garantizar la disponibilidad de los canales de comunicación entre funcionarios de la entidad contratante y la MERCADATOS S.A. con el objetivo de suplir de manera oportuna la documentación que se requiera.
  • Garantizar equipos y personal encargado de las labores de control y gestión de la información con el objetivo de contar con un sistema de archivocompleto y actualizado que sustente la toma efectiva de decisiones y garantice los derechos de conservación y acceso a la misma, consagrados para los usuarios de la entidad contratante.
  • Garantizar personal, equipos, vehículos y condiciones idóneas y seguras en los cuales se trasporte la documentación hasta las instalaciones de la entidad contratante., con la frecuencia que se requiera.
  • Recogida de documentos como labor que comprende actualizar los fondos documentales a medida que se adelantan los trámites correspondientes a la labor administrativa, legal o financiera de la entidad contratante, esto proporciona un archivo actualizado y ordenado acorde con la gestión pública de los recursos.
  • Labores de coordinación y control estadístico.

Comercialización de software y hardware

  • Sistema de administración de Información WEB Enable.
  • Sistema de Administración Documental.
  • Sistema de Administración de Archivo Personal.
  • Unidades de Almacenamiento Masivo.
  • Bodega de Datos.
  • Scanner para digitalización de documentos.
  • Diseño e Implementación de Soluciones Tecnológicas, Comercialización y Soporte de un Software para optimizar la información y procesos.
  • Consulte por vía WEB sus archivos digitalizados.

Servicio técnico

  • Mantenimiento preventivo y correctivo en Software y Hardware.